Unternehmen tauschen ihre IT-Hardware etwa alle drei bis fünf Jahre aus, um technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. Dies führt zur Ausmusterung einer Vielzahl von Geräten wie Servern, Speichersystemen, Druckern und PCs. Ein kritischer Aspekt bei diesem Prozess ist die sichere Löschung oder Vernichtung der auf diesen Geräten gespeicherten Daten, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO-Vorschriften. Studien zeigen, dass viele Unternehmen bei der physischen Entsorgung und vor allem bei der Datenentsorgung grob fahrlässig handeln, was zu hohen Kosten, strafrechtlichen Konsequenzen und einem Vertrauensverlust führen kann.
Die Bedeutung einer sicheren Datenlöschung und eines verantwortungsvollen Umgangs mit ausgemusterter IT-Hardware ist in der heutigen digitalen Welt von entscheidender Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, nicht nur ihre aktuellen IT-Systeme zu schützen, sondern auch beim Ausscheiden von Hardware und Datenverarbeitungsgeräten verantwortungsvoll und konform zu agieren.
Eine von der Blancco Technologie GmbH durchgeführte Studie im Jahr 2019 ergab, dass rund ein Drittel der Unternehmen auf unzureichende Verfahren im Bereich der Datenlöschung und Hardware-Entsorgung zurückgreift, was erhebliche Umweltschäden verursacht. Zu den problematischsten Verfahren zählt die physische Vernichtung der Hardware, die zwar den Datenzugriff verhindert, aber einen immensen Schaden für Umwelt und Gesellschaft nach sich zieht. Die Einführung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 hat die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten verschärft. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenlöschprozesse gesetzeskonform sind und können bei Missachtung mit Bußgeldern von bis zu vier Prozent ihres Firmenumsatzes belegt werden.
Zum Beispiel verhängte die norwegische Aufsichtsbehörde 2020 ein Bußgeld von 394.000 Euro gegen eine öffentliche Straßenverwaltung wegen fehlender Löschmechanismen. Die Behörde hatte personenbezogene Daten von Mautstellen erfasst und diese in einem 20 Jahre alten Archiv nie gelöscht. Ebenfalls 2019 wurde die Immobiliengesellschaft Deutsche Wohnen mit einem Bußgeldbescheid von 14,5 Millionen Euro belegt, weil sie alte persönliche Daten von Mietern ohne Löschmöglichkeit gespeichert hatte.
Die richtige Handhabung von ausgemusterter IT-Hardware und die sichere Löschung von Daten stellt nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein kritischer Faktor für den Schutz der Umwelt und die Vertrauenswürdigkeit eines Unternehmens dar. Innovative Lösungen und Prozesse, die sowohl den Datenschutz als auch ökologische Aspekte berücksichtigen, sind daher für Unternehmen unerlässlich.
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